PL EN Zaloguj się
Wersja 1.0 Obowiązuje od 05.11.2026

Polityka prywatności Booklio

Wersja 1.0, obowiązuje od 05.11.2026.

Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy jako administrator w związku z usługą Booklio, w jakich celach i na jakiej podstawie, komu je udostępniamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.

1. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych opisanych w Polityce prywatności jest NORDLOGIS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą: ul. Starowiejska 16/2, 81-356 Gdynia, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [KRS: do uzupełnienia], sąd rejestrowy: [sąd rejestrowy: do uzupełnienia], NIP 5862378673, REGON [REGON: do uzupełnienia], kapitał zakładowy: [kapitał zakładowy: do uzupełnienia], e-mail: [adres e-mail Booklio: do uzupełnienia] (dalej: „my” albo „Usługodawca”).
  2. W sprawach danych osobowych można się z nami kontaktować pod adresem e-mail [adres e-mail w sprawach danych osobowych: do uzupełnienia] albo listownie na adres siedziby.
  3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt na adres wskazany w ust. 2.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy przetwarzamy dane na zlecenie Klienta

  1. Jesteśmy administratorem danych Użytkowników w zakresie prowadzenia ich Kont, logowania i bezpieczeństwa Usługi, danych osób reprezentujących Klientów i osób kontaktowych Klientów, danych potrzebnych do rozliczeń z Klientami, korespondencji, zgłoszeń i reklamacji oraz statystyk korzystania z Usługi.
  2. Dane, które Klient i Użytkownicy wprowadzają do Usługi w ramach swojej działalności — w szczególności dane pracowników i kierowców Klienta, kontrahentów i ich przedstawicieli, dane z faktur i przelewów, pozycje GPS i zdarzenia z trasy, wiadomości i nagrania w rozmowach — przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Administratorem tych danych jest Klient i to do niego należy kierować sprawy ich dotyczące.

3. Cele i podstawy przetwarzania

CelDanePodstawa prawna
Zawarcie i wykonanie Umowy z Klientem, w tym obsługa Konta osoby zawierającej Umowęimię, nazwisko, adres e-mail, telefon, dane firmy, dane logowaniaart. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec przedstawicieli Klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w zawarciu i wykonaniu Umowy)
Prowadzenie Kont Użytkowników wskazanych przez Klienta i świadczenie Usługiimię, nazwisko, login, adres e-mail, telefon, rola, zdjęcie profilowe, preferencje (język, wygląd, widoki list)art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes nasz i Klienta w udostępnieniu Usługi osobom, które Klient upoważnił
Bezpieczeństwo Usługi, wykrywanie nadużyć, rozliczalnośćdziennik logowań (czas, adres IP, przeglądarka), dziennik operacji zapisu, zdarzenia bezpieczeństwa, dane urządzeń połączonych z Aplikacjami mobilnymiart. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie obowiązków z art. 32 RODO — art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Statystyki korzystania z Usługi (pkt 5)otwarte ekrany, liczba zapisów, minuty aktywnej pracy — przypisane do osobyart. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes nasz i Klienta w ocenie wykorzystania i rozwoju Usługi
Rozliczenia, wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji podatkowej i rachunkowejdane identyfikacyjne Klienta i osób go reprezentujących, dane płatnościart. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe i o rachunkowości)
Korespondencja, zgłoszenia, reklamacje, informowanie o zmianach Usługi i Regulaminudane kontaktowe, treść korespondencji i zgłoszeńart. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeńdane niezbędne do wykazania roszczenia lub obrony, w tym zapis akceptacji Regulaminu (data, wersja, adres IP, przeglądarka)art. 6 ust. 1 lit. f RODO

4. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

  1. Usługa używa wyłącznie plików cookies i pamięci przeglądarki niezbędnych do jej działania oraz zapamiętania ustawień. Nie używamy plików cookies reklamowych ani narzędzi analityki podmiotów trzecich.
  2. Stosujemy w szczególności:
    Nazwa / rodzajCelCzas przechowywania
    cookie sesjiutrzymanie zalogowania i sesji Użytkownikado wylogowania, najdłużej 5 dni
    remember_meopcja „Zapamiętaj mnie” przy logowaniudo 1 miesiąca
    csrfTokenochrona formularzy przed atakami CSRFdo końca sesji przeglądarki
    bookliio_langzapamiętanie języka interfejsu1 rok
    pamięć przeglądarki (localStorage)ustawienia wyglądu i układu (tryb ciemny, kolumny i widoki list, panele), blokada ekranu po bezczynności, ostatnio używani kontrahenci i produkty w formularzach, adres e-mail i zdjęcie ostatnio zalogowanej osoby na ekranie logowaniado usunięcia w przeglądarce
    subskrypcja powiadomień przeglądarkipowiadomienia w systemie Windows/przeglądarce o zdarzeniach w Usłudze — po wyrażeniu zgody w przeglądarcedo wycofania zgody albo wylogowania
  3. Ustawienia plików cookies i pamięci można zmienić w przeglądarce; ich zablokowanie uniemożliwi zalogowanie lub korzystanie z części funkcji.

5. Dzienniki logowań i statystyki korzystania

  1. Rejestrujemy logowania (czas, adres IP, przeglądarka, rodzaj logowania) i operacje zapisu wykonywane w Usłudze (kto, kiedy, jaki ekran, adres IP) w celach bezpieczeństwa i rozliczalności.
  2. Prowadzimy imienne statystyki korzystania z Usługi: liczbę otwartych ekranów, zapisów i minut aktywnej pracy (minuta jest liczona, gdy karta Usługi jest widoczna i w ostatnich minutach wykryto aktywność). Statystyki są dostępne administratorowi Usługi po stronie Klienta i przechowywane przez 12 miesięcy. Klient informuje swoich Użytkowników o takim pomiarze.

6. Aplikacje mobilne

  1. Aplikacje Booklio Navigator i Booklio Base łączą się z Kontem jednorazowym kodem. W bazie przechowujemy skrót klucza urządzenia (nie sam klucz), opis urządzenia, token powiadomień oraz informację, czy w aplikacji włączono blokadę ekranu — w celu uwierzytelnienia, bezpieczeństwa i doręczania powiadomień.
  2. Aplikacja Booklio Navigator przesyła pozycję urządzenia (współrzędne, prędkość, kierunek) przy otwartej aplikacji oraz — gdy Klient korzysta z tej funkcji — w tle, wyłącznie w czasie zlecenia pokazanego kierowcy. Dane lokalizacyjne, zdjęcia, zgłoszenia z trasy i wiadomości przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta, który decyduje o celu i zakresie monitorowania i informuje o nim kierowców.
  3. Powiadomienia na telefony są doręczane przez usługi Google (Firebase Cloud Messaging) i Apple (APNs). Przy włączonej blokadzie aplikacji treść powiadomień jest ograniczona do informacji ogólnej.

7. Funkcje AI

  1. Funkcje AI Usługi (odczyt dokumentów i zdjęć, transkrypcja i tłumaczenie wypowiedzi, asystent głosowy, podpowiedzi) przekazują niezbędne treści do przetworzenia przez OpenAI. Treści te są przetwarzane w celu wykonania danej funkcji na zlecenie Klienta.
  2. Wyniki Funkcji AI mogą zawierać błędy i wymagają weryfikacji przez Użytkownika. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO).

8. Odbiorcy danych

  1. Dane mogą być przekazywane podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy hostingu ([dostawca hostingu: do uzupełnienia]), dostawcy poczty e-mail ([dostawca poczty SMTP: do uzupełnienia]), OpenAI, Google, Apple, HERE oraz dostawcom usług informatycznych i księgowych — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług.
  2. Dane Użytkowników są dostępne Klientowi, który ich upoważnił, w szczególności administratorowi Usługi po stronie Klienta (lista Kont, dziennik logowań i operacji, statystyki korzystania).
  3. Dane mogą być udostępniane organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (w szczególności OpenAI, Google i Apple) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie następuje, o ile dotyczy, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dostawca jest nim objęty) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami.

10. Okres przechowywania danych

  1. Dane Kont przechowujemy przez czas korzystania z Konta, a po jego usunięciu lub rozwiązaniu Umowy — przez okres potrzebny do eksportu i usunięcia danych (Regulamin § 17) oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
  2. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości.
  3. Statystyki korzystania przechowujemy przez 12 miesięcy. Dzienniki logowań i operacji oraz zapisy akceptacji Regulaminu przechowujemy przez czas trwania Umowy i do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
  4. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie art. 20 RODO) oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  2. Żądania prosimy kierować na adres [adres e-mail w sprawach danych osobowych: do uzupełnienia]. W sprawach danych, których administratorem jest Klient (pkt 2 ust. 2), należy kontaktować się z Klientem; przekażemy mu otrzymane żądanie.
  3. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia i prowadzenia Konta oraz zawarcia i wykonania Umowy. Podanie danych do rozliczeń jest wymogiem ustawowym.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności jest wersjonowana razem z Regulaminem. O istotnych zmianach informujemy w Usłudze lub pocztą elektroniczną. Wcześniejsze wersje są dostępne w archiwum wersji.